Dónde empiezan y terminan tus responsabilidades como importador

Las distintas responsabilidades de una importación

En cualquier importación siempre hay un número considerable de partes implicadas.

Está el importador o comprador, el exportador o vendedor, el transitario, la naviera y el agente en origen, sólo por nombrar algunas de ellos. Y cuando aparece un problema, es habitual que las partes implicadas no se pongan de acuerdo sobre quién es el responsable. Esta falta de claridad a la hora de asumir las distintas responsabilidades en una importación es en realidad el origen de la mayoría de los problemas.

No se trata sólo de tener claras las responsabilidades propias, sino de ser muy consciente de las responsabilidades del otro. No saber qué está en manos del proveedor o del transitario es una fuente inagotable de riesgos para un importador. Y, en en un sector tan complejo como el de la logística, del riesgo a la tragedia hay sólo un paso.

Hace poco hemos tenido un cliente que con el Año Nuevo Chino no pudo cargar en la fecha esperada. Los datos de contacto del proveedor llegaron demasiado tarde al agente y no dio tiempo a embarcar la mercancía en los últimos días antes de la llegada del nuevo año, cuando toda China se queda paralizada durante casi tres semanas.

Dos meses después recibió la mercancía, pero ya era demasiado tarde. La espera echó por tierra sus planes de producción y compromisos comerciales. Perdió la venta y, lo que es peor, perdió al cliente.

Los que trabajamos en logística sabemos muy bien que un error en estos pequeños detalles se puede convertir en un problema con consecuencias brutales. Y en muchos casos, lo que se esconde detrás del problema es una falta de conocimiento de las responsabilidades.

¿De quién es la responsabilidad de que todo marche sobre ruedas en una importación? ¿Del importador, del proveedor, del transitario?

La respuesta correcta es que, obviamente, es una responsabilidad compartida. Dicho esto, vamos a ver cuáles son tus responsabilidades como importador, y cuáles son las de tus proveedores y transitarios.

Las responsabilidades del importador

1. Pasar los datos necesarios al agente para que coordine la recogida en origen con el proveedor

Estos datos incluyen la persona exacta de contacto, su correo electrónico, el teléfono y el nombre de la compañía. Esta información es vital para agilizar el proceso. Especialmente cuando no se cuenta con demasiado margen temporal, lo mejor es facilitar estos datos de la forma más inmediata y precisa posible.

Imagina que pasas la información de contacto de tu proveedor en China al transitario un martes por la tarde. Teniendo en cuenta las diferencias horarias y otros factores, podrían pasar 2 días hasta que se gestione la importación.

Consejo: desde el momento en que has hecho la señal de compra y sabes que tu mercancía está en producción, puedes comenzar a gestionar las instrucciones de embarque con el transitario. No hace falta esperar días o semanas hasta que la producción de la mercancía esté terminada.

El agente irá informando al transitario conforme vaya avanzando la producción, de manera que se pueda ir haciendo la reserva en función de la información que va llegando desde origen en tiempo real.

2. Tener muy claros cuáles son los términos de transporte con los que ha cerrado el contrato de compraventa internacional

A veces los proveedores presionan para cambiar términos que ya se han acordado previamente. Quieren contratar el flete y realizar un CIF en lugar de un FOB, lo cual puede resultar peligroso o realizar la venta en condiciones EXW y que el importador se haga cargo de todo.

Y el transitario, ¿puede hacer algo en caso de que no haya acuerdo a última hora?

La única responsabilidad del transitario en este punto es preguntar cuál ha sido el incoterm pactado, pero es el importador el que debe asegurarse de que el proveedor cumpla con lo acordado y sobre todo, de que todo esté correctamente reflejado en el contrato que se ha cerrado.

3. Gestionar con el proveedor la documentación específica que pueda requerir la mercancía y los registros pertinentes para su correcta nacionalización en destino

El test report es uno de los certificados de origen más habituales. Acredita que la mercancía reúne las condiciones de calidad mínimas exigidas por la CEE en cuanto a resistencia, durabilidad del material y otros aspectos.

Además de los distintos certificados de origen y/o destino, en ocasiones existen otros requisitos específicos para la importación. En el caso de la miel de abeja, por ejemplo, se requiere un certificado de origen y, adicionalmente, debido a su origen animal, se exige que tanto el importador como el exportador aparezcan listados en el TRACES (Sistema informático veterinario integrado).

Las consecuencias de no contar con alguno de los posibles requisitos específicos para la importación de un producto son nefastas.

Si la mercancía llega a destino y ya no existe la posibilidad de aportar la documentación requerida, pasado un tiempo la aduana exigirá la resolución del conflicto a través de dos vías: o bien se reexpide la mercancía al país de origen o bien se destruye. Estos gastos sumados a los extracostes acumulados por el tiempo de demora serán abonados por el importador.

Las responsabilidades del proveedor

1. Tener la mercancía lista para la recogida en la fecha que se ha acordado

Por desgracia es bastante habitual que el proveedor no tenga la mercancía preparada el día de la recogida y eso implica que no se podrá realizar la carga en la fecha estimada.

El transitario puede recordarle que la fecha se acerca e ir llamando para hacer presión. Pero si el proveedor no cumple con la fecha de carga, entre el retraso y la espera de la siguiente salida del buque podrían pasar dos semanas. En ese tiempo el importador se enfrenta a consecuencias como roturas de stock, de la cadena de producción, o al incumplimiento de un contrato con terceros. Así es como un pequeño retraso del proveedor se convierte en un grave perjuicio para el importador.

Ante esta situación, el transitario puede ayudar buscando alternativas, como por ejemplo, otro servicio con un tiempo de tránsito más corto. Pero no siempre hay más opciones que se ajusten a una situación de urgencia.

Recuerda que la responsabilidad de finalizar la producción en la fecha estimada en un principio es del proveedor.

2. Facilitar la documentación necesaria, en caso de que un producto requiera de un determinado permiso de origen

Como hemos explicado anteriormente, el importador tiene la responsabilidad de informarse sobre la posible necesidad de aportar documentación específica. Pero quien tiene que facilitar esta documentación es el proveedor.

Si el proveedor no se hace responsable en este punto, recuerda las posibles consecuencias —gastos por ocupaciones y demoras y reexpedición o destrucción de la mercancía— y sigue este consejo: corre.

Aléjate lo más rápidamente posible de este proveedor y busca otro.

Si no puedes confiar en tu proveedor para esto, lo más probable es que no puedas confiar en él para nada.

Las responsabilidades del transitario

1. Presionar a las naviera para que facilite el espacio necesario en el buque

A veces las navieras tienen los barcos casi completos y priorizan la carga dejando fuera a algunos clientes que no consideran estratégicos o con los que no tienen una relación tan directa.

El transitario debe presionar para conseguir ese espacio para el importador, pero su influencia es limitada. La decisión final la toma el armador del barco en origen.

2. Conocer las necesidades del importador e informarle de la mejor opción según los tiempos de tránsito

El transitario tiene que tener en cuenta si existen escalas o transbordos en un determinado buque y saber comunicarlo al cliente. Esto que parece un pequeño detalle sin importancia puede marcar una gran diferencia.

Un transbordo, por ejemplo, implica que la mercancía sea descargada de un barco y cargada en otro, y eso aumenta las posibilidades de sufrir imprevistos y que se generen demoras.

El transitario tiene que dar toda la información necesaria para que el importador pueda tomar una decisión coherente con sus circunstancias.

3. Preguntar al importador por los requisitos de importación de la mercancía

Si la mercancía exige requisitos adicionales a los de una mercancía estándar y el importador lo desconoce o tiene dificultades para cumplir con ellos, los problemas están asegurados.

En el caso de que el importador tenga dudas, lo habitual es que proporcione el HS code al transitario para que este pueda consultarlo con la aduana.

La importancia de los pequeños detalles en una importación

Asegurarse de que el incoterm pactado aparece correctamente reflejado en el contrato, proporcionar datos exactos, etc. son aspectos que apenas suponen tiempo adicional cuando se tienen en cuenta, pero que terminan convirtiéndose en retrasos o complicaciones cuando se descuidan.

Los pequeños detalles son los que cuentan. Son los que te permiten jugar con las mejores cartas para evitar retrasos y extracostes. Pero ten en cuenta que aunque hayas planificado hasta el más mínimo detalle, como importador, siempre estás sujeto a factores sobre los que no tienes control.

Ser consciente de las responsabilidades de los demás te permitirá comunicarte mejor con ellos para que cumplan con su parte pero, en muchos casos, la pelota no estará en tu tejado.

El transporte marítimo internacional es complejo, no existe una fórmula mágica para evitar complicaciones. Pero hay cosas que ayudan. Aprende todo lo que puedas. Planifica con antelación. Rodéate de proveedores y transitarios que se hayan ganado tu confianza. Huye de los que no hayan demostrado merecerla. Y por supuesto, cumple con tus responsabilidades como importador.