Switch bill of lading: guía completa y manual de uso

¿Qué es un Switch Bill of Lading?

En un mundo globalizado y de economías segmentadas las operaciones triangulares ganan terreno a los envíos tradicionales desde la fábrica hasta el país del importador , haciendo que sea cada vez más frecuente para transitarios y agentes de carga el trato directo con agentes distribuidores y comercializadores, conocidos como trading partners.

El éxito de este tipo de contratos depende en gran medida de la capacidad del agente distribuidor para mantener fuera de contacto a fabricante y comprador y ahí es donde el switch BL entra en juego.

Definición de Switch BL

El switch bill of lading es un concepto que se refiere a un segundo juego de BLs emitido por la naviera (o su agente) para sustituir al set original de BLs.

Los switch BL se refieren técnicamente a la misma carga que el bill of lading original pero, por los motivos que describiremos más adelante, son intencionadamente editados y no son idénticos al BL original al que reemplazan.

Al igual que ocurre con el juego original de BLs, un switch BL puede ser usado como:

• Recibo de las mercancías para el agente en destino.
• Prueba del contrato existente entre el expedidor y la naviera
• Documento acreditativo de la titularidad de las mercancías con el que el que el consignatario puede liberar la carga.

En la mayoría de casos, el switch BL es emitido para editar la información relativa al expedidor, es decir, para sustituir la información del fabricante de la mercancía por los detalles del agente distribuidor que la comercializará.

Dicho esto, existe una variedad de circunstancias por las que podría requerirse un switch Bill of Lading.

Razones para usar un Switch BL

Los switch Bl son a emitidos contra la entrega del juego original y se emiten bajo petición de alguna de las tres partes implicadas directamente en la compraventa de la carga: el vendedor o fabricante (o una figura autorizada que lo represente), el agente comercial o distribuidor o el comprador.

Entre las razones por las que cualquiera de estas partes podría requerir un switch BL se incluyen las siguientes:

• El vendedor (que podría ser un agente intermediario) quiere ocultar el nombre del exportador real al consignatario para evitar que este último compre directamente del fabricante.
• El vendedor no quiere que el comprador sepa el país de origen de las mercancías, por lo que solicita que el puerto que figura en el BL como puerto de origen sea uno distinto del real.
• El BL original podría quedar retenido en el país de origen, o el barco podría llegar al puerto de descarga antes que el BL original.
• El agente distribuidor quiere recibir el pago del comprador antes de haber pagado al expedidor.
• La carga podría venderse antes de que el barco con las mercancías llegase al puerto de destino, lo que se conoce como high-seas sale. En este caso, hay que cambiar el puerto de descarga en el bill of lading para que figure el nuevo puerto.
• Las aduanas del país de destino o el consignatario solicitan una edición de la descripción de la carga. Por ejemplo “herramientas” en lugar de “herramientas de jardinería”.
• Las mercancías fueron originalmente enviadas en pequeñas partidas con BLs separados y el comprador prefiere tener sólo un BL que incluya todas las partidas para facilitar su venta. También puede suceder lo contrario: que se haya emitido un BL para una carga a granel que el comprador prefiere separar en múltiples partidas con BLs separados.

Cómo se solicita un Switch BL

Oficialmente, el switch BL solo puede ser solicitado por el propietario de la carga o por el representante con la máxima autoridad dentro de la empresa exportadora (en inglés principal).

En otras palabras, el bill of lading representa la propiedad de la carga, por lo que sólo la empresa que posea el juego completo de BLs originales puede solicitar un switch BL. Es importante tener en cuenta que sólo se puede solicitar un switch BL si la empresa dispone de los tres BLs originales, excepto en el caso de que se trate de un telex release.

Después de que se haya hecho la solicitud, el Switch BL debe ser aprobado por la naviera y el transitario, que necesitan comparar meticulosamente las diferencias entre el BL original y el switch Bl propuesto y asegurarse de que toda la información importante coincide.

Nota: sólo el transitario o la naviera están autorizados para firmar un Bill of Lading.

Una vez que se ha aprobado el switch BL, la naviera y/o el transitario deben asegurarse de que el juego original de BLs ya no está en circulación y ha sido cancelado, antes de poder emitir el nuevo juego. Este paso es crucial porque es la única forma de asegurar que hay un único juego de documentos circulando y así evitar posibles complicaciones.

Switch Bill of Lading: un ejemplo práctico

A la hora de solicitar un switch BL, siempre se debe seguir el procedimiento estándar para evitar las complicaciones.

Aquí puedes ver un ejemplo de cómo podría solicitarse y procesarse un Switch BL.

Imaginemos que tenemos estas tres figuras:

• Figura A: la fábrica que produce las mercancías
• Figura B: el agente comercial que los vende
• Figura C: el comprador final o consignatario

En el juego original de BLs, A aparecía como expedidor y B como consignatario. El propietario de la carga podría solicitar posteriormente un switch BL en el que B aparece como el expedidor y C como consignatario. En esta imagen puedes ver cómo sería el procedimiento.

La solicitud de switch BL podría incluir otros cambios en la descripción del envío, pero sólo bajo autorización escrita del propietario de la carga. Además, estos cambios sólo podrían aplicarse a las condiciones de la carga, las condiciones de pago, la fecha o el lugar de la carga, los incoterms, etc.

Cualquier inconsistencia en el Switch BL podría conducir a la naviera o a su agente (si es el agente el que ha emitido el Switch BL) al riesgo de sufrir una reclamación por parte de alguna de las figuras implicadas que han sufrido las consecuencias de dichas inexactitudes en la información.

Los switch BL no contienen ninguna información que indique que no son el juego de BLs original e inicial. Sin embargo el consignatario o comprador final podría preguntar a la naviera si el BL que ha recibido es un original o un switch BL. Las navieras no están legalmente obligadas a dar esta información, pero es una práctica habitual confirmar si es un BL original o switch, sin dar más detalles.

Los cambios deben quedar reflejados en los demás documentos

Cuando se emite un switch BL, se debe emitir también una nueva factura comercial y un packing list que reflejen los cambios introducidos en el switch BL.

Siguiendo nuestro ejemplo, eso significaría mostrar a la empresa B como el proveedor y a la C como el cliente en ambos documentos. Esto evita exponer la identidad del fabricante, pero también es importante para mantener una consistencia entre el Bill of Lading y el resto de documentos. Posibles riesgos para los agentes de carga o transitarios En los últimos años, hemos visto múltiples casos de fraude derivados de operaciones en las que se requería un switch BL.

Este hecho subraya el riesgo creciente al que se enfrentan los agentes de carga y los transitarios, debido a múltiples causas:

• Una autorización escrita emitida por el solicitante podría no tener validez legal.
• Las inconsistencias en la descripción de la carga podrían conducir a conflictos relacionados con la validez del Bill of Lading como recibo de las mercancías enviadas.
• Se podrían producir conflictos en el caso de que en un set de BLs incluya un viaje a bordo de un buque bajo una jurisdicción diferente a la original.
• El switch BL podría indicar que el pago del flete ya ha sido realizado, aún cuando en el juego original de BLs indicaba que el flete todavía estaba pendiente de pago, afectando por ello al derecho de retención del propietario.
• La presencia de datos incorrectos en la fecha del envío, el nombre del expedidor o el consignatario, la cantidad o condición de la carga, etc. constituyen descripciones engañosas.
• En ocasiones se incorpora al switch BL una naviera con diferentes tarifas de flete o demoras, lo que perjudica al expedidor.
• Los switch Bill of Lading pueden ser usados para emitir de manera fraudulenta una carta de crédito o para defraudar al vendedor o comprador.
• En el caso de que haya varias versiones del Bill of Lading circulando al mismo tiempo, la naviera corre el riesgo de entregar la carga a la figura errónea y verse obligada a compensar a los propietarios reales de la mercancía.
• La naviera no tiene autoridad para emitir más de un juego de BLs para la misma carga. Por este motivo, una vez que el primer juego has sido emitido, no puede emitir un segundo set hasta que el juego original haya sido cancelado.

Si quieres ampliar la información sobre los problemas causados por el uso incorrecto de switch BLs y sus implicaciones legales, existen casos de estudio que muestran como distintas cortes emiten distintos veredictos en base a interpretaciones erróneas y usos incorrectos del Switch Bill of Lading.

Consejos para trabajar de forma segura con un Switch BL

Los transitarios deben preguntarse si la figura principal que autoriza a la emisión del segundo set es legítima. Por eso deben obtener una autorizaciòn escrita de la figura autorizada y una carta de indemnidad firmada —incluso refrendada por el un banco si el agente lo estima necesario— eximiendo al agente de carga de todas las potenciales consecuencias de emitir el segundo juego de BLs.

También deben preguntarse si es necesario o no obtener una autorización escrita de las otras partes implicadas que podrían verse afectadas por el Switch BL, como por ejemplo la naviera, el expedidor o un banco.

Si un transitario recibe una autorización de la naviera para emitir un switch BL en su nombre, este debe obtener una autorización escrita por parte de la naviera. En caso contrario, la naviera podría presentar una reclamación contra el agente por las pérdidas resultantes de la emisión del segundo set sin autoridad.

Si es la naviera la que solicita a un agente que emita un switch bill of lading basado en una carta de indemnidad del cliente, antes de emitir el switch BL el agente debería asegurarse de recibir una carta de indemnidad completa, con el formato y las palabras correctas firmada por la naviera.

Por último, es recomendable asegurarse de que el propio seguro del agente de carga cubre los posibles daños derivados de emitir Switch BLs. Es importante además, que los agentes comuniquen a la aseguradora las razones exactas por las que el switch BL será emitido.

En icontainers, analizamos las solicitudes de Switch BL caso por caso y en profundidad. Junto con nuestra orientación a la innovación, nos esforzamos por ofrecer soluciones rápidas, eficientes y hechas a la medida de nuestros clientes para garantizar su satisfacción y para ayudar a nuestra red de agentes a potenciar relaciones estables y recurrentes de negocio.